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我校公务卡使用办法

文章来源:发表时间:2015年8月3日
  为贯彻落实《关于进一步推进省级预算单位公务卡改革工作的通知》晋财库【2011】18号文件精神,减少现金支付结算,提高支付透明度,结合我校实际情况,现就公务卡的使用管理制定如下办法:
  一、公务卡的基本概念及性质
  本规定所称公务卡,是指省级预算单位在职工作人员持有,主要用于日常公务支出和财务报销业务的信用卡。该卡不仅具备一般银行贷记卡的所有功能,而且具有财政财务管理的公务属性。公务卡定位于个人,法律责任主体为公务卡持有人。我校初次给中层以上干部办理公务卡。
  二、公务卡日常管理
  (一)单位财务部门的管理职责
  1、负责公务卡管理支付系统的日常维护,及时更新公务卡使用人员新增或调动、退休等信息。
  2、审核持卡人提请报销的公务卡消费信息,及时办理公务卡报销还款和资金退回等业务。做好财务处理工作,并按月与发卡行就公务卡报销还款情况进行对账。
  3、特殊情况下,公务卡信用额度不能满足公务卡支付需要时,经主管领导审核,校长和财务科审批后,向发卡行申请临时增加信用额度。
  4、协助持卡人办理公务卡挂失、补卡及交易查询等工作。
  (二)公务卡持卡人的管理职责
  1、遵守国家关于银行卡使用管理规定的法律法规和单位规定,规范使用公务卡。
  2、须妥善保管卡片和密码,并承担因个人保管不善等原因引起的公务卡有关费用。
  3、及时办理报销手续,协助财务科及时归还公务卡消费欠款。因调动、离职、退休等原因需离开所在单位时,应在离开前清理并妥善处理完本人公务卡项下的债权债务。
  (三)公务卡持卡人所在部门主管领导的管理职责
  1、审核所主管部门持卡人公务支出的真实性。
  2、督促所主管部门持卡人及时办理公务卡公务消费支出的财务报销手续。
  3、在所主管部门工作人员因工作需要不能按时报销时,协助持卡人办理借款手续。
  三、公务卡支付管理
  (一)公务卡支付的资金范围
  原使用现金结算公用经费支出,包括差旅费、会议费、招待费和零星购买支出等,原则上统一使用公务卡结算,不允许通过公务卡提取现金。原使用转账结算的业务继续使用转账方式支付。
  (二)公务卡支付的事前审批
  持卡人发生公务支出前,应填制公务支出申请单,写明支付事由、预计消费限额,经所在部门主管领导审核后,送校长和财务科签批后,在签批限额内支付。
  (三)公务卡支付的退货处理
  因退货等原因需要将已报销资金退回公务卡的,供应商将资金退回公务卡后,持卡人应及时将退款划入单位账户,否则当非法侵占公家财产论处。
  (四)公务卡支付的个人结算
  目前,我校公务卡原则上不能用于个人消费业务,单位不承担私人消费行为引起的一切责任。若个人消费逾期不还款的,从工资中扣除。
  四、公务卡财务报销管理
  (一)公务卡财务报销的程序
  持卡人办理公务卡消费支出报销业务时,按照以下报销程序办理:填制附银行卡刷卡消费凭证(POS单)和发票的报销凭证、经所在部门主管领导审核签字,校长和财务科按照审批权限审批报销。对批准报销的公务卡消费支出,由学校财务人员按规定办理报销还款和资金支付。
  (二)公务卡财务报销的时限
  持卡人使用公务卡消费结算的各项公务支出,必须在支出一周内,到财务科办理报销手续。因个人报销不及时造成的罚息、滞纳金等相关费用,以及由此带来的对个人资信影响等责任,由持卡人承担。
  (三)公务卡超免息期还款的处理
  确因工作需要,持卡人不能在规定的免息还款期内返回单位办理报销手续的,由持卡人或其所在部门相关人员向财务科提供持卡人姓名、交易日期、流水号和交易金额等信息,办理相关借款手续,于免息还款期之前,先将资金转入公务卡,持卡人返回单位后在一周内到财务科补办报销手续。
  五、其他需要说明的事项
  (一)使用公务卡后,凡发生公务卡支付范围内的公务支出时,原则上不予报销现金。
  (二)本办法未尽事宜,有相关规定的,按照相关规定实行,没有相关规定的,由我校财务科负责说明。
  (三)本办法自 年 月 日起实行。
 
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